Dans de nombreux entrepôts de petite et moyenne taille, le suivi des stocks est effectué avec des feuilles Excel pour l’inventaire ou avec un logiciel de gestion équivalent. C’est sans aucun doute un choix pratique et économique, mais avec des possibilités limitées. Une feuille de calcul Excel n’offre pas la visibilité et le contrôle nécessaires pour prendre des décisions commerciales basées sur des méthodes analytiques. Les limites sont encore plus évidentes si l’on considère les caractéristiques de la logistique moderne. Ces dernières années, l’ essor du e-commerce a complexifié les activités de l’entrepôt : le nombre de références uniques a augmenté face à une moindre disponibilité de chacune d’elles. Les boîtes et les conteneurs sont devenus les emballages les plus utilisés. Dans ce contexte, la gestion des stocks avec un stylo et du papier est impensable. Par conséquent, la première étape vers la numérisation dans la gestion des stocks est représentée par des feuilles Excel, mais est-ce vraiment une décision qui en vaut la peine? Dans cet article, nous analyserons la gestion d’entrepôt réalisée à l’aide de feuilles de calcul et les inconvénients découlant de cette pratique. Nous verrons également pourquoi il est préférable de mettre en place un système de gestion d’entrepôt (WMS) .
Exemple de feuille Excel d’inventaire
Microsoft Excel est un programme d’analyse de données. Ce logiciel permet à l’utilisateur de générer des feuilles de calcul et des tableaux auxquels sont associées des formules. Tout cela afin d’obtenir automatiquement une série de valeurs graphiquement reproductibles. Grâce à ses fonctionnalités, Excel est devenu un programme de référence pour toute entreprise. Au niveau logistique, les feuilles de calcul sont utilisées pour la gestion des entrepôts, bien qu’elles soient moins adaptées à cette fin que les logiciels spécialisés. Microsoft Excel propose en effet des modèles (fichiers XLTM) développés pour les activités logistiques. L’un des modèles les plus courants est le modèle «Warehouse Inventory» . Cette feuille de calcul permet à l’utilisateur d’insérer et de supprimer des éléments de l’inventaire suite aux notifications ERP . Il permet également de générer des listes d’articles, de récupérer des données relatives à des emplacements ou de connaître et suivre la valeur de l’inventaire. Le modèle est personnalisable en fonction des besoins de l’entreprise.
L’inventaire avec Excel implique la saisie manuelle des données de référence
La gestion des stocks à l’aide de modèles Excel implique la saisie manuelle des données relatives aux marchandises entrantes et sortantes. Une feuille Excel peut être liée à des formulaires externes . En ce qui concerne la logistique d’entrepôt, il existe des modules qui vous permettent de synchroniser les feuilles de calcul avec un lecteur de codes – barres , vous permettant ainsi de mettre à jour plus rapidement les valeurs de stock. Le problème est que ces modules sont (souvent) non officiels, donc une mise à jour du logiciel Excel pourrait annuler l’intégration avec ces modules et laisser l’entreprise à la merci du support fourni par l’entreprise qui les a créés. Faire un inventaire dans Excel présente l’avantage de la simplicité, car de nombreux travailleurs connaissent déjà son interface pour l’avoir utilisée dans des contextes autres que la logistique. De plus, c’est certainement une solution moins chère qu’un logiciel WMS. Pourtant, il y a certaines choses à garder à l’esprit pour éviter les problèmes à long terme. La gestion des stocks avec Excel implique un travail manuel: quelqu’un devra saisir des données dans une cellule, modifier les valeurs, etc. La probabilité d’erreur humaine est élevée . Les facteurs liés à l’efficacité des processus et des opérations logistiques doivent alors être pris en compte: lorsqu’on travaille avec des feuilles Excel, il n’est pas possible d’ automatiser les entrées et sorties de l’entrepôt , ni de synchroniser les données avec les bases de données des fournisseurs et des clients; la traçabilité des produits est quasi inexistante, la préparation des commandes n’est pas optimale … Bref, si l’entrepôt s’agrandit, la gestion avec Excel sera quasiment improbable. Le WMS réduit considérablement les erreurs de gestion des stocks.Un système de gestion d’entrepôt est la solution idéale pour réduire les erreurs dans la gestion des stocks
WMS ou Excel? Lorsque le système de gestion d’entrepôt est pratique
La gestion des stocks avec Excel présente des avantages par rapport à un inventaire papier, mais lorsque l’entrepôt dépasse un certain niveau de complexité, il est essentiel de mettre en place un WMS . Ce système simplifie la gestion des stocks et d’autres processus logistiques essentiels pour l’entreprise, tels que la préparation des commandes ou la gestion de l’allocation des ressources. L’utilisation d’un WMS dans des entrepôts très complexes est déjà une norme, mais les cas de PME optant pour ce logiciel sont de plus en plus courants. En effet, la gestion des stocks via WMS apporte les avantages suivants: Accès aux informations d’inventaire en temps réel : le WMS intégré à l’ERP offre une visibilité totale sur les données produits: niveaux de stock, taux de rotation, caractéristiques des lots, etc. Efficacité maximale du travail des opérateurs : le travail manuel (et répétitif) de saisie des données dans le système est éliminé et la probabilité d’erreur humaine liée à ce processus est réduite. Optimisation de l’espace grâce à un crénelage plus efficace : le WMS gère de manière autonome l’agencement des produits en fonction des stratégies de l’entreprise ( chiffre d’affaires , proximité avec d’autres références, etc.). De cette manière, la surface est gagnée et une plus grande capacité de stockage est obtenue, sans changer de magasin. Meilleur suivi des stocks : le logiciel WMS permet de suivre la position de chaque article le long des différents processus de l’entrepôt. Génération de rapports et de statistiques faciles à lire : le logiciel collecte les données de l’entrepôt et les transforme en rapports faciles à lire. Grâce à eux, le responsable de l’entrepôt pourra prendre des décisions plus analytiques.
Suivi des stocks et contrôle automatique des flux logistiques
La logistique 4.0 se caractérise par des délais de livraison courts et un modèle commercial divisé en plusieurs canaux de vente. Pour les entrepôts, tout cela se traduit par des flux logistiques plus complexes dont la gestion nécessite des outils adéquats. En ce sens, l’inventaire géré avec Excel peut être inefficace et entraîner une rupture de stock. Il existe également des secteurs où la réactivité de l’entrepôt est essentielle. Il suffit de penser au e-commerce, où la réputation, qui repose sur le service logistique proposé, est cruciale pour la compétitivité de l’entreprise. Pour assurer des livraisons rapides et mieux gérer les retours, un système de gestion d’entrepôt spécialisé est nécessaire. Il est la seule solution capable d’ automatiser la gestion des stocks et rainurage .